WEBLOG
De facility manager: een bedreigde diersoort?
| 07-09-2007
Fons Haverkamp is 15 jaar geleden begonnen als hulpje bij de technische dienst van verzorgingshuis Avondlicht en langzaam maar zeker opgeklommen tot hoofd van de facilitaire afdeling. Daar zat hij in aller rust van te genieten tot de fusie met verpleeghuis Zilverrust en het regionale ziekenhuis Betuweland werkelijkheid werd. De grondvesten onder zijn bestaan begonnen te schudden toen hij ontdekte, dat ook de drie ondersteunende afdelingen moeten fuseren tot één facilitair bedrijf.
Fons beseft inmiddels dat hij geen schijn van kans maakt op de directievoering van het nieuwe facilitaire bedrijf, ondanks dat hij inmiddels is afgestuurd in Facilitair Management. Heel eenvoudig omdat hij op financieel gebied de klok heeft horen luiden, maar in de verste verte niet weet waar de klepel hangt. Dit werd pijnlijk duidelijk toen Fons zijn twee jongere collegae uitnodigde voor een kennismakingsgesprek. Tijdens deze verkenning vroeg Drs. Wim Zwart, bedrijfskundige en collega van Zilverrust, hoe hij tot zijn kostprijsbepaling kwam en of hij de volledige bedrijfsoverhead daarin meenam. Fons stamelde dat ze "dit" in Avondlicht nog niet deden. Hij snapte nauwelijks wat Wim nu precies bedoelde. Koen Overmars (MBA) van het Ziekenhuis snapte het wel degelijk. Hij vertelde dat hij een facilitair bedrijf leidt met een eigen balans en winst- en verliesrekening. De voorgecalculeerde verliezen, debiteurtermijnen en winstmarges vlogen over de tafel en Fons om de oren. Wim en Koen hadden elkaar gevonden en Fons werd gedegradeerd tot decorum. Ondertussen bedacht hij dat het financieel beheer bij hem thuis wel heerlijk eenvoudig verloopt.
In Avondlicht verdeelt men de jaarlijkse budgetten op een simpele wijze over de afdelingen. De financiële mensen kijken naar de begroting van vorig jaar, plussen er op sommige posten wat bij en halen van andere iets af. Vervolgens kijkt de Controller of ze het goed gedaan hebben en mag Fons er nog een blik op werpen. Niet dat dit enig effect heeft, want ondertussen is het spul al naar de raad van bestuur.
Gedurende het jaar tekent Fons allerlei facturen die op zijn bureau terecht komen. Op de vraag waar hij de facturen zoal boekt, antwoordt de facilitair manager van Avondlicht: "dat weet ik niet precies, dat regelt de financiële afdeling. Zo halverwege het jaar laten ze me even zien hoe de financiën er voor staan en aan het eind van het jaar doen ze dat weer. Die financiële jongens vereffenen de posten, zodat de boel weer klopt met de begroting. Een beetje af van de kantoorartikelen en wat bij de representatie, want die loopt altijd uit de pas omdat "Joost weet wie" uit dit potje put."
Maar met deze werkwijze zal de leiding van de nieuwe fusie organisatie geen genoegen nemen. De bestuurder wil een ánder soort leidinggevende, namelijk een integraal manager die ook verantwoordelijkheid draagt voor het financieel beheer. En dat is andere koek dan Fons normaal op zijn bordje vindt… en met hem vele anderen.
Financieel management is het ondergeschoven kindje van vele facilitaire managers. Daar zijn drie redenen voor. Ten eerste omdat de dagelijkse gang van zaken hen als het ware opeet. Iedere dag staat bol van de korte termijn doelen en dito resultaten. Financieel beheer staat daar bijna haaks op waardoor het heel gemakkelijk is dit over te laten aan de deskundige financiële afdeling. Die vervolgens begroot op basis van louter financiële gegevens en niet op beleidsvoornemens en realisatie. Een tweede reden is omdat de facilitaire managers in de opleiding vrijwel geen inzicht krijgen in financieel beheer. Daarmee zijn zij een speelbal voor de controllers, die hen altijd twee stappen voor zijn en daarmee op financiële gronden de facilitaire afdeling beheersen. Tot slot zijn vele facilitaire afdelingen input gestuurd. Aan het begin van het jaar voert men een kleine budgettaire oorlog, halverwege vindt een stevige kostenreductie plaats en uiteindelijk valt alles wel weer mee. In dit speelveld heeft het weinig zin om alle toeters en bellen van financieel beheer te kennen.
Maar de wereld is veranderd. Vrijwel overal maakt inputsturing plaats voor output sturing, is beperkt lijnmanagement vervangen door integraal management en draait het overal om financiële kennis. Ook de facilitair managers zullen hier in mee moeten gaan. Zoniet dan worden zij in snel tempo vervangen door Bedrijfseconomen en Masters in Business Administration en is de facility manager een bedreigde diersoort.
Wessel Ytsma
